RLOX acucollect

Willkommen in der offiziellen Dokumentation von RLOX acucollect. Diese richtet sich an Endanwender – insbesondere aus Buchhaltung und Geschäftsführung – und unterstützt Sie bei der effizienten Nutzung und Verwaltung des Systems.

Überblick

RLOX acucollect ist eine SaaS-Lösung zur automatisierten Abwicklung des gesamten Mahnprozesses. Nach einer einmaligen Einrichtung arbeitet das System weitgehend eigenständig im Sinne eines „Fire-and-Forget“-Prinzips.

Bitte beachten Sie: Für den automatisierten Betrieb ist mindestens eine konfigurierte E-Mail-Server-Verbindung erforderlich, damit die Kommunikation mit Debitoren (z. B. Zahlungserinnerungen und Mahnungen) erfolgen kann.

Zentrale Module

1. Das Dashboard

Das Dashboard dient als zentrale Übersicht Ihres Mahnwesens. Es zeigt relevante Kennzahlen (KPIs) sowie den aktuellen Status von Forderungen und Mahnläufen. Über die einzelnen Kacheln gelangen Sie direkt zu Detailansichten oder den zugrunde liegenden Daten.

Übersicht

1. Forderungen

Hier erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller Forderungen – unabhängig davon, ob diese synchronisiert oder manuell importiert wurden.

Funktionen:

Navigation durch alle Forderungen
Anzeige zugehöriger Rechnungen
Zugriff auf Debitorendetails

Automatische Zuordnung von Zahlungen

Das System ordnet eingehende Transaktionen automatisch offenen Forderungen zu, sofern folgende Kriterien erfüllt sind:

Übereinstimmung der Rechnungsnummer
Übereinstimmung von Zahlungssender (Name oder Kontodaten)

Auch Teilzahlungen werden dabei berücksichtigt.

2. Transaktionen

Diese Ansicht zeigt alle Kontobewegungen aus Ihrem angebundenen Buchhaltungssystem.

Funktionen:

Einsicht in alle Transaktionen
Status der Zuordnung zu Forderungen
Manuelle Zuordnung von Transaktionen bei Bedarf

3. Aktivitäten

Die Aktivitätenübersicht dokumentiert alle im System ausgeführten sowie fehlgeschlagenen Aktionen.

Nutzen:

Nachvollziehbarkeit von Prozessen (z. B. Mahnläufe, Inkassoübergaben)
Unterstützung bei der Fehleranalyse und Konfigurationsprüfung

Verwaltung

1. Debitoren

Hier verwalten Sie alle Debitoren zentral.

Funktionen:

Anzeige von debitorenspezifischen KPIs
Filter- und Suchmöglichkeiten
Bearbeitung von Stammdaten
(abhängig vom Tarif) KI-basierte Handlungsempfehlungen

Hinweis: Änderungen an Stammdaten werden aktuell nicht an angebundene Buchhaltungssysteme zurückgespielt. Diese Funktion ist für einen späteren Release in Planung.

2. Mahnläufe

Diese Seite bietet eine Übersicht über:

Aktive Mahnläufe nach Mahnstufen Offene Mahnkandidaten (Forderungen ohne laufenden Mahnprozess)

Funktionen:

Manuelles Starten von Mahnläufen (einzeln oder gestaffelt)
Anzeige des Status automatisierter Mahnprozesse

3. Inkassoübergaben

Forderungen, die nicht erfolgreich gemahnt werden konnten, können hier für die Übergabe an ein Inkassounternehmen vorbereitet werden.

Aktueller Stand:

Export der relevanten Forderungen als CSV-Datei

Geplant:

Direkte API-Anbindung an Inkassopartner für automatisierte Übergaben

Aktionen

1. Rechnungen hochladen

Sie können Forderungen manuell in das System importieren.

Ablauf:

Auswahl der Rechnungsdateien
Automatische OCR-Erkennung
Prüfung und Bestätigung der extrahierten Daten
Optional: Manuelle Korrektur erkannter Inhalte

Allgemein

1. Doku

Zugriff auf die vollständige Systemdokumentation.

2. Anfrage senden

Über diesen Bereich können Sie:

Fehler melden
Funktionswünsche einreichen
Kontakt mit dem Entwicklungsteam aufnehmen

3. Einstellungen

Hier konfigurieren Sie alle systemrelevanten Parameter:

Profil

Benutzerprofil und Unternehmensdaten

Zahlungen

Verwaltung Ihres gebuchten Plans

Mahnwesen

Definition von Mahnstufen
Pflege von Mahntexten
Festlegung von Versandintervallen
(optional) Konfiguration des smarten Mahnwesens

Kommunikation

Einrichtung des E-Mail-Servers für den Versand von Nachrichten

Gruppen & KI

Erstellung von Kundengruppen
Definition gruppenspezifischer Mahntexte
Generierung von KI-gestützten Empfehlungen

API

Verwaltung der Schnittstellen zu Ihrem Buchhaltungssystem
Trennen bestehender Verbindungen

Achtung: Beim Entfernen der Verbindung zum Buchhaltungssystem werden alle synchronisierten Daten aus RLOX acucollect gelöscht.