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Debitoren (Kunden)

Die Seite Debitoren ist das Herzstück Ihrer Kundenverwaltung im RLOX Dunning System. Hier finden Sie alle Kunden (Schuldner), die offene Rechnungen bei Ihnen haben, und können deren Zahlungsverhalten sowie die zugehörigen Mahnprozesse im Detail einsehen und verwalten.

1. Debitoren-Übersicht

Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle Ihre Debitoren auf einen Blick. Die Liste wird in der Regel automatisch erstellt und synchronisiert, sobald Ihr angebundenes Buchhaltungssystem (z. B. sevDesk oder Lexoffice) fällige Rechnungen meldet.

Funktionen der Übersicht:

  • Listenansicht: Eine klare Aufstellung aller Kunden mit offenen Posten, inklusive des aktuellen Status.
  • Suchen & Filtern: Über die Suchleiste und verschiedene Filteroptionen können Sie gezielt nach bestimmten Kunden oder nach bestimmten Status-Kategorien suchen.
  • Zugriff auf Details: Durch einen Klick auf einen Debitor in der Liste gelangen Sie direkt in dessen digitale Akte (Detailseite).

2. Die Debitoren-Detailseite (Digitale Akte)

Die Detailseite bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über einen einzelnen Kunden und dessen gesamtes Zahlungsverhalten.

Sie ist in mehrere interaktive Bereiche unterteilt:

Stammdaten-Management

Hier sehen Sie alle wichtigen Kontaktinformationen wie Name, Firma, E-Mail, Telefon, Adresse und Branche.

  • Funktion: Sie können diese Daten direkt auf der Seite bearbeiten (Inline-Edit). Das ist besonders nützlich, wenn z. B. eine Mahnung aufgrund einer falschen E-Mail-Adresse nicht zugestellt werden konnte ("Bounce") und Sie die Adresse korrigieren müssen.

KPI-Analyse (Kennzahlen)

Dieser Bereich zeigt Ihnen die wichtigsten finanziellen Kennzahlen zum Debitor auf einen Blick:

  • DSO (Days Sales Outstanding): Wie viele Tage benötigt der Kunde durchschnittlich, um seine Rechnungen zu begleichen?
  • Einzugsquote: Welcher Prozentsatz der Forderungen konnte erfolgreich eingezogen werden?
  • Ø Zahlungstage: Die durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung.
  • Überfällige Beträge & Gesamtumsatz: Wie viel Geld schuldet der Kunde aktuell und wie viel Umsatz wurde insgesamt mit ihm gemacht?

Forderungsalterung (Aging)

Hierbei handelt es sich um eine grafische Darstellung, die Ihnen zeigt, wie lange die Rechnungen des Kunden bereits überfällig sind.

  • Funktion: Die offenen Beträge werden in zeitliche Intervalle (z. B. 1-30 Tage, 31-60 Tage) unterteilt, sodass Sie kritische Altlasten sofort erkennen können.

KI-gestützte Vorhersage (Zahlungswahrscheinlichkeit)

Unser System nutzt Künstliche Intelligenz, um das Risiko eines Zahlungsausfalls zu bewerten.

  • Risk Score & Wahrscheinlichkeit: Sie sehen eine Einschätzung, wie wahrscheinlich es ist, dass der Kunde seine Schulden begleicht.
  • Funktion: Wenn sich neue Erkenntnisse ergeben haben, können Sie die KI-Bewertung über einen Button manuell neu berechnen lassen.

ROI-Analyse (Kosten-Nutzen-Bewertung)

Mahnprozesse kosten Geld (z. B. für Briefporto oder Inkasso). Die ROI-Analyse stellt diese Kosten den ausstehenden Forderungen gegenüber.

  • Funktion: Das System warnt Sie visuell vor sogenannten "Kostenfallen", bei denen die Mahnkosten den eigentlichen Rechnungsbetrag übersteigen könnten.

Adaptive Mahnstrategie

Das System schlägt Ihnen basierend auf dem bisherigen Verhalten des Kunden die optimale Mahnstrategie vor.

  • Empfehlungen: Die KI empfiehlt die passende Tonalität (z. B. freundlich erinnernd oder bestimmt).
  • Historie: Sie können die gesamte Historie der angewandten Strategien einsehen und bei Bedarf die Vorschläge der KI für zukünftige Mahnstufen manuell überschreiben (Overwrites).