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Rechnungen hochladen

Die Funktion Rechnungen hochladen ermöglicht es Ihnen, PDF-Rechnungen schnell und effizient in das System einzupflegen, ohne die Daten manuell abtippen zu müssen. Das System nutzt intelligente Texterkennung (OCR), um alle relevanten Rechnungsinformationen automatisch auszulesen.

Verfügbarkeit: Diese Funktion ist für die Tarife Professional und Enterprise verfügbar. Nutzer des Starter-Tarifs sehen einen entsprechenden Hinweis und können bei Bedarf ein Upgrade durchführen, um diese Funktion freizuschalten.

Rechnungen per Drag & Drop hochladen

Der Upload-Vorgang ist intuitiv und unkompliziert gestaltet:

  1. Datei auswählen oder hineinziehen: Ziehen Sie eine PDF-Rechnung einfach per "Drag & Drop" direkt in das gestrichelte Feld auf dem Bildschirm. Alternativ können Sie auf das Feld klicken, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
  2. Dateigröße: Bitte beachten Sie, dass die Dokumente im PDF-Format vorliegen müssen und die maximale Dateigröße pro Rechnung 10 MB beträgt.

Automatische Datenverarbeitung (OCR)

Sobald eine Rechnung hochgeladen wurde, beginnt das System sofort mit der Verarbeitung:

  • Texterkennung: Das System analysiert das Dokument und extrahiert wichtige Informationen wie die Rechnungsnummer, die Kundendaten (Name, Anschrift), die Beträge (Brutto, Netto, Steuer) sowie das Fälligkeitsdatum.
  • Warteschlange und Status: Eine übersichtliche Liste zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Status Ihrer hochgeladenen Dokumente an. So sehen Sie genau, ob eine Datei gerade hochgeladen wird, die Daten ausgelesen werden, sie zur Überprüfung bereit ist oder ob sie bereits erfolgreich gespeichert wurde.

Überprüfung und Korrektur (Review)

Nachdem das System die Rechnung analysiert hat, wechselt der Status der Datei auf Überprüfung erforderlich:

  1. Daten abgleichen: Ihnen wird ein Formular mit allen erkannten Daten neben (oder über) der Originalrechnung präsentiert.
  2. Manuelle Anpassungen: Obwohl die automatische Erkennung sehr zuverlässig ist, haben Sie hier die Möglichkeit, alle ausgelesenen Daten zu prüfen. Sie können jeden Wert bei Bedarf manuell anpassen, korrigieren oder ergänzen, bevor die Daten im System gespeichert werden.

Forderung speichern

Wenn Sie sichergestellt haben, dass alle Daten korrekt sind:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern der Forderung.
  2. Das System legt die Rechnung nun als neue, offene Forderung in Acucollect an.
  3. Nach dem erfolgreichen Speichern taucht die Rechnung direkt in Ihrer Übersicht der Fälligen Forderungen auf und wird in Ihre weiteren Mahnprozesse integriert.